Vyberte zálohu zálohovou fakturou

U větší zakázky si můžete říct o peníze předem. Funguje to přes dva doklady: zálohovou fakturu, když klient přijme nabídku, a konečnou fakturu za celou zakázku po dokončení, která odečte zálohu, kterou už zaplatil.

Než začnete

Začíná se nabídkou. Nabídky jsou ve všech tarifech; tarif Free umožňuje 5 nabídek měsíčně.

Klient musí mít e-mail, aby mu nabídka i faktury přišly.

Nastavení zálohy na nabídce

1. 1
   V levém postranním panelu klikněte na Nabídky a pak na Nová nabídka.
2. 2
   Vyberte klienta a přidejte položky za celou zakázku.
3. 3
   V části Další podrobnosti najděte Záloha (volitelné) a zvolte % z celku, nebo Pevná částka.
4. 4
   Zadejte procento nebo částku. Řádek pod tím ukáže, kolik je předem a kolik zbývá, např. „Záloha 10 000 Kč předem · doplatek 30 000 Kč po dokončení.“
5. 5
   Klikněte na Uložit a odeslat.

Když klient nabídku přijme

1. 1
   Klient nabídku otevře, zaškrtne políčko, že bude vystavena zálohová faktura, a klikne na Přijmout nabídku.
2. 2
   Aplikace vytvoří zálohovou fakturu ve vlastní číselné řadě se splatností nejvýš 14 dní. Přijde vám upozornění a e-mail, že nabídka byla přijata, s odkazem na fakturu.
3. 3
   Otevřete zálohovou fakturu (z odkazu nebo z Faktur) a kliknutím na Odeslat ji pošlete klientovi e-mailem.

Když je práce hotová

1. 1
   Otevřete zálohovou fakturu ve Fakturách.
2. 2
   Nahoře klikněte na Vystavit konečnou fakturu. Objeví se „Konečná faktura vytvořena“ a konečná faktura se otevře jako koncept.
3. 3
   Zkontrolujte ji: má všechny položky z nabídky a řádek Mínus fakturovaná záloha za přijatou zálohu.
4. 4
   Kliknutím na Odeslat ji pošlete klientovi e-mailem.

Co bude dál

Příklad: nabídka na 40 000 Kč se zálohou 25 %. Zálohová faktura je na 10 000 Kč. Klient ji zaplatí. Konečná faktura uvede celou zakázku za 40 000 Kč, odečte 10 000 Kč a chce 30 000 Kč.

Konečná faktura odečte to, co klient na zálohu skutečně zaplatil. Pokud ještě nezaplatil, neodečte se nic.

Pokud jste plátce DPH, aplikace po zaplacení zálohy sama vystaví „Daňový doklad k přijaté platbě“, aby se DPH ze zálohy přiznala ve správném období.

Zálohové faktury se nikdy neupomínají a nenabíhají z nich úroky z prodlení. Konečná faktura se upomíná jako každá jiná.

Když něco nefunguje

Tlačítko Vystavit konečnou fakturu chybí: je jen na zálohové faktuře, ne na běžné. Nabídka musí mít zálohu nastavenou dřív, než ji klient přijme.

„K této proforma faktuře se nepodařilo vystavit konečnou fakturu.“: tato zálohová faktura nevznikla z nabídky, takže není z čeho konečnou fakturu sestavit.

Klient nemůže kliknout na Přijmout nabídku: nejdřív musí zaškrtnout políčko o záloze nad tlačítkem.

Potřebujete zálohu na faktuře bez nabídky? Ve formuláři Nová faktura použijte místo toho Vyžadovat zálohu. Klient pak na faktuře uvidí dvě tlačítka k zaplacení, zálohu a celou částku.