Centrum nápovědy
Návody, postupy a odpovědi k používání aplikace.
První nastavení
Přidejte bankovní údaje, aby vám klienti mohli platitPřidejte bankovní účet v Nastavení → Firma, aby faktury ukazovaly, kam platit, a zapněte si QR platbu.Přijímejte platby kartouPřipojte Stripe, GoPay, ComGate, Revolut Business nebo PayPal a klienti budou moci vaše faktury platit kartou. Online platby se zapnou samy, jakmile připojíte první bránu.Nastavte si služby a cenyV Nastavení → Služby řekněte aplikaci, jakou práci děláte, a pak v sekci Služby a produkty přidejte jednotlivé služby s délkou a cenou.Nastavte si pracovní dobuV Nastavení → Kalendář zapněte dny, kdy pracujete, a nastavte začátek a konec, aby online rezervace nabízela jen časy, kdy pracujete.Přidejte logo a dejte fakturám svou tvářMotiv a barvy faktur vyberete v Editoru faktur (ve všech tarifech), logo přidáte v Nastavení → Firma (od tarifu Solo Pro).Nastavte si status plátce DPHŘekněte aplikaci, jestli jste plátce DPH, zadejte DIČ a datum registrace, a to ještě před první fakturou.
Fakturace a platby
Vystavte a odešlete svou první fakturuOtevřete Faktury → Nová faktura, vyberte klienta, přidejte položky a klikněte na Odeslat fakturu. Klient ji dostane e-mailem s PDF v příloze.Označte fakturu jako zaplacenouKdyž vám klient zaplatí mimo aplikaci, otevřete fakturu a klikněte na Označit jako zaplaceno, nebo přetáhněte kartu do sloupce Zaplacená. Platby kartou a spárované platby z banky se označí samy.Změňte sazbu DPH nebo dejte slevu na faktuřeJako plátce DPH nastavíte u jedné faktury Sazbu DPH (%) v části Další podrobnosti. Pole pro slevu tu není: snižte cenu položky.Zrušte fakturu nebo vystavte dobropisFakturu, kterou nikdo nezaplatil, zrušíte volbou Smazat ve Fakturách. Celou vystavenou fakturu nebo její část vrátíte přes Účetnictví → Dobropisy → Nový dobropis.Automaticky upomínejte nezaplacené fakturyAplikace klientovi pošle e-mail před splatností a po ní mu připomíná platbu, dokud nezaplatí. Kdy, změníte v Nastavení → Fakturace.Nastavte opakovanou fakturuVytvořte fakturu jako obvykle, v části Nastavit jako opakovanou zvolte Opakovaná a vyberte, jak často. Aplikace pak podle rozvrhu vytváří další kopie. Spravujete je ve Fakturách → Pravidelné.Změňte, jak faktura vypadáVe Fakturách klikněte na Přizpůsobit rozvržení. Přetáhněte bloky do řádků a pořadí, jaké chcete, kliknutím na blok mu nastavíte vzhled, a pak Uložit.Vyberte zálohu zálohovou fakturouNastavte zálohu na nabídce. Když ji klient přijme, vznikne zálohová faktura. Po dokončení práce ji otevřete a klikněte na Vystavit konečnou fakturu: konečná faktura odečte, co už klient zaplatil.Změňte údaje na jedné konkrétní faktuřeU jedné faktury můžete vybrat jiný bankovní účet, změnit kontaktní údaje, které klient vidí, přepnout jazyk a rozhodnout, zda klienta požádat o podpis. Výchozí nastavení zůstane, jak je.Úroky z prodlení a zvoneček po splatnostiFaktura po splatnosti ukazuje zákonné úroky z prodlení, které naběhly. Zafixováním částku k danému dni uzamknete. Červený zvoneček na nástěnce faktur zrušíte, když klienta upomenete.
Nabídky a zakázky
Vytvořte a odešlete nabídkuOtevřete Nabídky → Nová nabídka, vyberte klienta, přidejte položky a klikněte na Uložit a odeslat. Klient dostane odkaz, kde nabídku přijme nebo odmítne.Převeďte přijatou nabídku na fakturu nebo zakázkuKdyž klient nabídku přijme online, vytvoří se vám koncept faktury. Pokud souhlasil po telefonu, klikněte na Označit jako přijaté a pak na Převést na fakturu. Vytvořit zakázku z nabídky založí zakázku.Přidejte k zakázce fotografiePři vytváření zakázky přidejte v části Podrobnosti zakázky až 5 fotografií. Uvidíte je na stránce zakázky. Od tarifu Professional může tým přidat fotky před a po při hlášení Dokončeno.Posouvejte zakázky, nabídky a faktury mezi fázemiNa nástěnce Zakázky, Nabídky nebo Faktury přetáhněte kartu do jiného sloupce a změníte její stav. Kliknutím pravým tlačítkem nebo výběrem více karet je přesunete i bez tažení.Změňte pořadí, barvy nebo viditelnost sloupcůKlikněte na malou šipku vedle Kanban a pak na Sloupce. Přetáhněte sloupce do nového pořadí, vypněte ty, které nepotřebujete, vyberte barvy a klikněte na Uložit.Používejte stejný kontrolní seznam na víc zakázkáchKroky napište jednou do Kontrolního seznamu služby (Služby a produkty) a pak je přidejte na kteroukoli zakázku přes Použít šablonu služby… v Kontrolním seznamu zakázky.Podívejte se, kolik vám zakázka doopravdy vydělalaOtevřete zakázku a sjeďte k části Ziskovost. Vezme, co jste vyfakturovali, odečte materiál, jízdy a provize a ukáže marži. Váš čas se jako náklad nepočítá.Měřte čas na zakázceNahoře na zakázce klikněte na Spustit práci (nebo Spustit cestu) a po skončení na Zastavit práci. Když vytvoříte fakturu k zakázce, nevyfakturovaný čas se přidá podle vaší hodinové sazby. Od tarifu Solo.Skryjte na nabídce svou hodinovou sazbuVe formuláři Nová nabídka vypněte Zobrazit sazby klientovi. Klient uvidí čas a cenu práce a dopravy, ale ne vaši sazbu za hodinu.Rychlé akce u příležitostiOtevřete nabídku ⋯ u příležitosti (nebo na ni klikněte pravým tlačítkem) a označte ji jako vyhranou či prohranou, nastavte připomenutí, zaznamenejte hovor nebo poznámku, nebo z ní vytvořte zakázku, nabídku či fakturu.
Sklad a zásoby
Jak se stav skladu hlídá sámDoručená objednávka zásoby přidá; dokončená zakázka nebo vystavená faktura je odečte. Tady je, jak to nastavit.Upozornění dřív, než vám dojdou zásobyU každého umístění položky nastavte hranici Doplnit ≤ a Přehled vás upozorní, když zásoby na tu hranici klesnou.Zásoby ve voze, ve skladu a na místě realizace — a skenováníPřidejte umístění přes Sklad → ⋯ → Umístění, přesouvejte mezi nimi zásoby tlačítkem Přesunout a naskenováním čárového kódu položku najděte nebo přidejte.
Plánování a kalendář
Přidání záznamu do kalendáře taženímV týdenním zobrazení táhněte dolů přes volný čas, klikněte na blok, který se objeví, pak zadejte název a uložte.Přesouvání, změna délky a přeplánování záznamůZáznam přetáhněte na nový čas, tažením za spodní hranu změňte délku, nebo ho pusťte na malý kalendář pro jiné datum. Pak přesun potvrďte.Nechte klienty rezervovat onlineZapněte rezervační stránku v Nastavení → Rezervační stránka, sdílejte odkaz a schvalujte žádosti, které přijdou.Vyberte zálohu, když si klient rezervuje termínPřipojte platby kartou a pak v Nastavení → Rezervační stránka zapněte Vybrat zálohu k rezervaci a nastavte procento.Nastavení opakovaných schůzekZaložte klientovi trvalý termín přes Kalendář → Opakované, nebo nechte klienty, ať si opakovanou službu rezervují sami ve vašem obchodě.
Vaše veřejná prezentace
Nastavte si veřejný profil a zápis na tržištiPřipravte si veřejnou profilovou stránku, prohlédněte si ji a rozhodněte, zda chcete být uvedeni na tržišti.Nastavení obchoduZveřejněte služby a balíčky na své veřejné stránce obchodu, zvolte, zda si zákazníci rezervují, zaplatí, nebo nejdřív pošlou poptávku, a pak si stránku uspořádejte.Pozvěte klienta do jeho portáluPošlete klientovi pozvánku, aby se mohl přihlásit a vidět své faktury, schůzky, dokumenty a zprávy s vámi.Požádejte klienta o hodnoceníPři dokončení zakázky zaškrtněte jedno políčko a klientovi odejde e-mail s odkazem, kde vás ohodnotí.
Zprávy a e-mail
Další způsoby, jak odeslat e-mailTlačítko Možnosti pod Odeslat umí naplánovat odeslání, připomenout, když nepřijde odpověď, odložit, archivovat, propojit se zakázkou nebo uložit koncept.Udržujte zprávy v pořádkuKonverzaci připnete, ztlumíte, označíte jako nepřečtenou, archivujete nebo smažete, prohlédnete si sdílené fotky a uklidíte i několik najednou.Připojte e-mail a čtěte i odpovídejte přímo v aplikaciPřipojte Gmail, Seznam, Centrum nebo jakoukoli schránku IMAP, aby e-maily od klientů chodily sem, nebo ji připojte jen pro odesílání.Odešlete klientům e-mailovou kampaňNapište jeden e-mail, vyberte podle stavu nebo štítku, kteří klienti ho dostanou, ověřte počet a odešlete ho hned nebo naplánujte.Zjistěte, jak kampaň dopadlaOtevřete odeslanou kampaň a uvidíte, kolik e-mailů bylo doručeno, otevřeno a prokliknuto, co se vrátilo a kdo se odhlásil.
Zkratky a skryté funkce
Najděte cokoli vyhledáváním (Cmd+K nebo Ctrl+K)Stiskněte Cmd+K nebo Ctrl+K, nebo klikněte na lupu nahoře, a najděte klienty, zakázky, faktury, stránky i nastavení.Nabídky pod pravým tlačítkem a výběr více položekKlikněte pravým tlačítkem na kartu nebo řádek a zvolte rychlou akci, nebo vyberte více položek a upravte je najednou.Změna pořadí, skrytí a seskupení položek v postranním paneluPřetáhněte položky postranního panelu do vlastního pořadí, skryjte ty, které nepoužíváte, a přejmenujte nebo přidejte nadpisy.Práce se seznamem Začínáme: skrytí a opětovné otevřeníSeznam Začínáme najdete v pravém dolním rohu. Až ho nebudete potřebovat, skryjte ho, a kdykoli ho vrátíte z nabídky účtu.Přizpůsobte si přehledVyberte, která čísla a karty se ukazují, vypněte upozornění, která nepotřebujete, odložte jednotlivé položky a uspořádejte si widgety.Podpis, verze, export a sdílení dokumentuPošlete dokument k podpisu, ukládejte a obnovujte verze, exportujte ho, sdílejte odkaz, nebo z nahraného wordového souboru udělejte upravitelný dokument.
Účet, fakturace a data
Přepínání mezi firmamiPokud váš účet patří k více firmám, klikněte vpravo nahoře na své jméno a vyberte firmu v části Pracovní prostory.Přepnutí na klientský účetKdyž vás jiná firma v JobMistr vede jako svého klienta, klikněte vpravo nahoře na své jméno a zvolte Přepnout na klientský účet. Zpět se vrátíte volbou Přepnout na <název vaší firmy>.Pozvěte člena týmuPřejděte do Nastavení → Tým → Přidat člena, zadejte e-mail, zvolte Správce nebo Člen a klikněte na Odeslat pozvánku. Člen dostane e-mail s odkazem platným 7 dní.Změna jazyka, měny nebo formátu dataJazyk aplikace přepnete tlačítkem EN/CS v horní liště. Měnu faktur nastavíte v Nastavení → Fakturace, formát data a čísel v Nastavení → Jazyk a formát.Export dat pro účetníhoPro účetního použijte Účetnictví → Exporty: vyberte formát, například Pohoda XML, ISDOC nebo CSV, nastavte data a klikněte na Stáhnout. Úplnou kopii všeho stáhnete v Nastavení → Data a export.Obnovení smazané položkySmazané záznamy se uchovávají 60 dní. Přejděte do Nastavení → Smazané položky, najděte záznam a zvolte Obnovit.Zrušení, změna tarifu nebo vrácení penězVše najdete v Nastavení → Fakturace a tarif. V prvních 14 dnech můžete předplatné zrušit s plným vrácením peněz jedním kliknutím. Potom se zrušení nebo přechod na nižší tarif projeví na konci zaplaceného období.Zablokování nebo nahlášení problémového klientaOtevřete klienta, klikněte na ⋯ → Zablokovat klienta, popište, co se stalo, a klikněte na Zablokovat klienta. Pokud se na to mají podívat i správci platformy, zaškrtněte políčko pro nahlášení.
Výdaje a nákupy
Zaznamenejte výdaj a přiložte účtenkuZapište výdaj i s účtenkou a od tarifu Solo Pro nechte aplikaci účtenku přečíst a formulář vyplnit za vás.Veďte knihu jízdNastavte sazbu za kilometr a pak zapisujte jízdy ručně nebo z dokončených zakázek na pár kliknutí.Zapište výdaj jako přijatou fakturuDoplňte k výdaji dodavatele a číslo jeho faktury a výdaj se zároveň zapíše do Nákupů, kde sledujete, co ještě dlužíte.Nastavte opakovaný výdajNájem, pojištění a předplatné se mohou zapisovat samy podle plánu. Pozastavíte je bez mazání a smlouvu máte u nich.
Účetnictví a daně
Zvolte účetní režim a metoduŘekněte aplikaci, jestli vedete daňovou evidenci, nebo podvojné účetnictví, a jestli se příjem počítá při vystavení faktury, nebo při zaplacení.Kde najdete jednotlivá nastavení DPHStatus plátce, sazby, zdaňovací období a přiznání k DPH jsou na různých místech. Tady je přehled, co je kde.Napojte banku a párujte platby s fakturamiNapojte Fio nebo Raiffeisenbank (nebo importujte CSV z jakékoli banky), platby se správným variabilním symbolem se spárují samy a zbytek spárujete ručně.Odpočet nebo vrácení DPH při registraci a jejím zrušeníKdyž se stanete plátcem DPH, uplatněte DPH z věcí, které stále máte (§ 79). Když plátcem být přestanete, spočítejte, co musíte vrátit (§ 79a). Obojí jde na ř. 45 přiznání k DPH.Peněžní deník v daňové evidenciPokud vedete daňovou evidenci, Peněžní deník ukazuje každou příchozí i odchozí platbu v den, kdy peníze prošly, a sčítá zdanitelné příjmy a uznatelné výdaje.